Møter

Møtet har et formål

Når vi bestemmer oss for å ha et møte så må vi ha en klar tanke om hvorfor vi må møtes, og hva vi ønsker å oppnå med møtet. Møtet må med andre ord ha et formål. En jury som skal møtes for å lage en innstilling til hvem som skal motta en pris har et tydelig formål med møtet sitt: De skal diskutere, velge hvem de mener bør få prisen og sende sin innstilling til styret.

Ofte jobber vi som tillitsvalgte over lengre tid med flere saker, men vi bør i forkant av alle møter ha en klar formening om hva vi ønsker å oppnå eller hvor langt vi bør komme i akkurat dette møtet. Da har vi bedre forutsetninger for å kunne gjøre justeringer underveis dersom det skulle bli nødvendig.  

Sakene hører til i møtet

Det er viktig at sakene vi behandler på møtene våre er relevante for vårt arbeid og vårt mandat. Det er ikke noe poeng å bruke verdifull møtetid på å diskutere saker som faller utenfor vårt arbeidsområde eller mandat. Vi kan selvsagt mene en masse om det som foregår i andre deler av organisasjonen, men vi bør ikke bruke møtetiden til å diskutere slike saker.  

Det er også sentralt at relevante saker blir behandlet i rett tid, altså ikke for tidlig men heller ikke for sent. Mange organisasjoner løser dette ved å ha et årshjul med oversikt over hvilke saker som bør behandles i de ulike møtene som de har i løpet av året. Dette årshjulet fungerer da også som en nyttig huskeliste for møteleder slik at vi unngår at enkelte saker går i glemmeboka.   

Sakene har en klar bestilling

Som møteleder bør vi igjennom innkallingen og sakspapirene kommunisere tydelig hva som er hensikten med å ta opp saken. Saksbehandlingen må ha en tydelig bestilling til møtedeltakerne, er hensikten å informere, diskutere eller ta en beslutning? Dette kan synliggjøres igjennom å merke de ulike sakene med om dette er en informasjonssak, diskusjonssak eller beslutningssak. Da gis møtedeltakerne anledning til å forberede seg og kan også prioritere å sette seg ekstra godt inn i sakene hvor det skal tas en beslutning i møtet.

Dato og tidspunkt er avtalt i fellesskap

Dersom det er mulig å bør møtedag og tidspunkt avtales av møtedeltakerne i fellesskap. Dette kan enten gjøres ved at man i starten av perioden som tillitsvalgt blir enige om en møtekalender som skal gjelde for hele perioden, eller at man blir enige om å avtale møtetidspunkter underveis ved å for eksempel bruke verktøy som Doodle. På denne måten er møtedeltakerne involvert i å avtale møtetiden, noe som vil øke sannsynligheten for at alle møtedeltakerne har mulighet til å delta på møtene.

Møtet er godt planlagt og organisert

Et godt møte forutsetter at også møtedeltakerne blir informert om hvilke saker som skal tas opp på møtet og at de har mulighet til å forberede seg. Derfor må innkalling og tilhørende sakspapirer sendes til møtedeltakerne i god tid før møtet.

Begynner til avtalt tid

Møtet bør begynne til avtalt tid. Dersom det første kvarteret av møtet alltid brukes til få det tekniske til å fungere, eller på at alle skal gå på toalettet eller hente seg kaffe, så kan møtedeltakerne etterhvert begynne å møte opp senere enn avtalt møtestart.

Småprat er viktig for det sosiale i organisasjonen, dette det gis rom for ved at møtet for eksempel åpner et kvarter før møtestart. Da kan de som ønsker å småprate litt møte opp litt tidligere og de som kun har tid til å delta på møtet kan gjøre det.  

Du kan som møteleder gjerne innlede møte ved å minne møtedeltakerne om hva som er formålet med dagens møte og ta en gjennomgang av sakslisten. Det kan også være lurt å minne alle på hvordan møtet skal gjennomføres og hvilke regler som gjelder.   

Deltakerne er forberedte

I et godt møte har alle møtedeltakerne forberedt seg ved å lese igjennom innkallingen og sakspapirene. Dersom det kommer frem i møtet at noen har lest sakspapirene og andre ikke, så vil mange møteledere bruke møtetiden på å lese opp sakspapirene for alle møtedeltakerne. Dette er ikke å anbefale da dette kan føre til at enda færre forbereder seg til neste møte. Dersom dette blir klart tidlig i møte, så kan du som møteleder velge å behandle noen av de andre saker på agendaen først og så be de møtedeltakerne som ikke har forberedt seg om å lese sakspapirene i en av møtets pauser. Da går ikke manglende forberedelse ut over andre enn de aktuelle møtedeltakerne.     

Kommunikasjonen er fokusert

Når vi skal behandle saker i et møte så kan det være lurt at møteleder innleder hver sak med å minne møtedeltakerne på formålet med saksbehandlingen og spørre om møtedeltakerne har noen spørsmål. Da får man avklart alle relevante spørsmål i saken før det åpnes for diskusjon.

Det bør være klare regler for hvordan man skal signalisere at man ønsker å si noe, og enighet om hvordan diskusjonen skal organiseres. Flere organisasjoner benytter ulike tegn for å signalisere om hvorvidt de ønsker ordet for et innlegg, svare kort på noe som nettopp er sagt (replikk), ønsker en svarreplikk, har en saksopplysning eller ønsker å kommentere forretningsorden, altså hvordan møtet blir gjennomført. Det er møteleder eller ordstyrer som er ansvarlig for å styre ordet og påse at den eventuelle avtalte taletid blir overholdt.

Møteleder har også ansvar for å sørge for at møtedeltakerne ikke sporer av, men at diskusjonen dreier seg om det som er relevant for å nå målet i saken. Ordstyrer må derfor slå ned på utenomsnakk, irrelevante kommentarer og gjentakelser. Om møtedeltakerne holder på med andre ting i møtetiden, som å svare på e-poster eller meldinger, bør ordstyrer gi beskjed om at dette må gjøres i pausen, slik at alle møtedeltakerne er fokusert på det som skjer i møtet.

Alle synspunkter kommer frem

Når vi driver med organisasjonsarbeid hvor de tillitsvalgte er valgt av medlemmene så er det spesielt viktig at møteleder får frem alle møtedeltakernes synspunkter i diskusjonene i møtet. Dersom det er noen av møtedeltakerne som ikke har sagt stort under møtet så bør møteleder spørre disse direkte om hva som er deres mening i saken. Kanskje har de ikke mer å tilføye i diskusjonen, har gjort seg opp en klar mening og er klare til å stemme, eller kanskje er de litt beskjedne og trenger at noen viser interesse for deres synspunkt for å ville ytre den. Slik kan det komme frem nye perspektiver som kan være viktige for saken og som ikke ville kommet frem om vi ikke hadde spurt direkte.

Noe som kan gjøre det lettere å ta ordet senere i møtet er om alle må si noe i starten av møtet, en såkalt innsjekksøvelse. Da kan det for enkelte være lettere å ta ordet senere fordi de allerede har sagt noe i møtet.

Det legges til rette for en god diskusjon

Mange synes det kan være ubehagelig å diskutere og være uenige med andre, men det skjer ikke mye utvikling i en organisasjon hvor medlemmene er mest opptatt av harmoni og enighet innad. Organisasjoner som preges av slik gruppetenkning kan tvert i mot ta avgjørelser som er direkte skadelig for foreningen fordi ingen av medlemmene tør å si imot og forstyrre harmonien.

Derfor er det viktig at møtedeltakerne blir trygge nok på hverandre til å ytre sin mening. Mange selskaper bruker store pengesummer på såkalt teambuilding som har til hensikt å gjøre teamet så godt kjent at de raskt kan jobbe effektivt sammen. Det bør legges til rette for at de tillitsvalgte blir kjent med hverandre i begynnelsen før vi setter i gang arbeidet, da øker vi sjansen for at alle de tillitsvalgte er trygge nok til å si sin mening, noe som vil bedre kvaliteten på arbeidet i møtene våre.

Det er viktig at vi ikke forveksler diskusjon med krangling! Når vi diskuterer utveksler vi synspunkter, meninger og perspektiver i en sak. Siden vi alle har ulik bakgrunn og erfaring kan vi se ulikt på samme sak. Når alle møtedeltakernes perspektiver kommer frem i møtet har vi bedre forutsetninger for å komme frem til løsninger som vil gavne flertallet av medlemmene ,og dermed blir kvaliteten på beslutningen bedre enn om det kun et fåtall av perspektivene er kommet frem.  

I en krangel er det en hardere tone som bærer preg av at vi er mer opptatt av å vinne frem med vårt syn enn å lytte til andres innspill. En krangel kan også bli en personlig ved at det ytres utsagn som «du er jo helt på jordet» eller «du har jo alltid vært litt...» Det er viktig at ordstyrer roer situasjonen dersom diskusjonen går over til en krangel.

I en god diskusjon holder vi oss til saken, fremlegger vårt syn, lytter til andres innlegg, avklarerer om vi har forstått andre riktig, er villige til å endre standpunkt og har en velmenende tone. Siden vi kan ha ulik oppfatning av skillet mellom diskusjon og krangel så bør vi som tillitsvalgte bli enige om felles regler for diskusjon i møtet slik at alle føler seg trygge og våger å ytre seg i diskusjonen.

Alle saker får tilstrekkelig med tid

Mange av oss har sittet i møter hvor man bruker godt med tid på de første sakene på agendaen, for så å rase igjennom de siste sakene eller utsette flere saker til neste møte. Ofte begynner man i starten av møtet med informasjonsaker og legger diskusjon- og beslutningssaker til slutten av møtet når møtedeltakerne er trøtte. Her bør vi heller vurdere å behandle beslutningssakene i starten av møtet når møtedeltakerne har mer energi.  

Når vi setter opp sakslisten bør vi derfor ta stilling til hvor lang tid vi skal bruke på saksbehandlingen av hver sak i møtet. Husk å også sette av tid til pauser dersom møtet varer over lengre tid, slik at møtedeltakerne kan strekke på bena, gå på toalettet, hente kaffe og småprate litt. Når vi må fordele møtetiden på de ulike sakene og pausene oppdager vi kanskje at det er for mange saker, og kan redusere antallet før innkallingen sendes ut. På denne måten kan vi i planleggingen av møtet sikres at det settes av tilstrekkelig med tid til å behandle alle sakene i møtet, slik at ikke møtet går utover fastsatt tid.

Tiden som er satt av til saksbehandlingen kan også med fordel stå i sakslisten, da vet også møtedeltakerne hvor lang tid som er satt av til saksbehandlingen og kan lettere respektere at møteleder avslutter saksbehandlingen og går videre til neste sak.

Det er imidlertid ikke alltid slik at det er hensiktsmessig å følge sakslisten og avsatt tid helt slavisk. I noen tilfeller må vi gå ut over avsatt tid til saken for å komme frem til en beslutning i saken. Da må møteleder avklare om hvorvidt man skal forlenge møtet eller utsette en eller flere saker til neste møte.

Beslutninger som sikrer nødvendig fremgang tas

Når vi arbeider i organisasjoner behandler vi noen ganger komplekse og intrikate saker hvor vår beslutning vil påvirke en rekke andre. I slike situasjoner kan ansvaret som tillitsvalgt kjennes tungt, og vi kan bli usikre på om vi virkelig har all nødvendig informasjon for å fatte et vedtak i saken. Det kan da være fristende å utsette saken til neste møte og tenke at vi da vil være klare for å ta en avgjørelse. I noen tilfeller er dette riktig avgjørelse, men siden det at tillitsvalgte fatter beslutninger i møter er så sentralt for organisasjonens progresjon, så bør vi komme til bunns i hvorfor det ikke var mulig å fatte en beslutning. Var det fordi sakspapirene ikke inneholdt nok informasjon? Var møtedeltakerne for dårlig forberedte? Burde saken blitt behandlet som en diskusjonssak først før det ble satt opp som en beslutningssak? Eller handler det om at saken er så viktig at mange av møtedeltakerne har fått en beslutningsvegring?

En slik evaluering er viktig for å kunne avdekke svakheter i saksbehandlingsprosessen og kunne gjøre forbedringer som sikrer at vi i fremtidige møter kan ta beslutninger som sikrer nødvendig fremgang for organisasjonen. Dersom det handler om en beslutningsvegring blant møtedeltakerne, så må disse trygges på at de har den nødvendige kunnskapen, kompetansen og tilliten til at de i fellesskap kan finne en god løsning og fatte en beslutning.

Oppsummer og evaluer møtet i fellesskap

For å unngå at møtedeltakerne forlater møtet med ulike oppfatninger av hva som er blitt besluttet og vedtatt i møtet, så bør møteleder oppsummere møtet sammen med møtedeltakerne mot slutten av møtet. I en slik oppsummering bør alle beslutninger og vedtak repeteres slik at eventuelle uklarheter og misforståelser kan ryddes av veien. Dersom noe er konfidensielt bør dette også understrekes i avslutningen av møtet. I en slik avslutning kan vi også ha en runde med tilbakemeldinger slik at ris, ros og forbedringspunkter kan komme frem, og vi kan arbeide mot å ha et enda bedre møte neste gang.

Møtet avsluttes til avtalt tid

Et godt møte avsluttes til avtalt tid. Dersom møtet ikke har noe satt avslutningstidspunkt eller alltid går en time over tiden så kan dette føre til at mange ikke ønsker eller har mulighet til å være tillitsvalgte. Dersom møtet har et avslutningstidspunkt som overholdes så er det mulig for de tillitsvalgte å planlegge andre aktiviteter etter møtet og det kan da føles som om tillitsvervet er mer forenlig med livet.  

På samme måte som det er mulig å skape en sosial arena i forkant av møtet så kan man også legge til rette for dette i etterkant av møtet. Det digitale møterommet kan for eksempel holdes åpent utover møteslutt slik at møtedeltakerne kan småprate med hverandre dersom de ønsker det. Dersom vi har fysiske møter kan vi legge til rette for at møtedeltakerne kan spise lunsj eller middag sammen, eller kanskje gå på konsert. Informasjon om dette bør inkluderes i innkallingen eller sakslisten slik at alle møtedeltakerne er informert om dette og kan delta dersom de ønsker det.

Alle deltakere får tilsendt referat

I etterkant av møtet må møteleder sørge for at det blir sendt ut referat til alle relevante mottakere, slik at alle har en skriftlig oppsummering av hva som ble besluttet i det aktuelle møtet. Gi gjerne møtedeltakerne en frist for å gi beskjed dersom de er uenig i noe i referatet, da sikrer vi at eventuelle uklarheter kan komme frem og bli oppklart også i etterkant av møtet.

Møteleder / ordstyrer tar ansvar

Møteleder eller ordstyrer har, som møtets dirigent et stort ansvar for at møtet blir vellykket. Møteleder må sørge for at møtet planlegges og må i denne fasen sette dato, tidspunkt, finns sted/plattform, sende innkalling, utarbeide saksliste og sakspapirer og svare på spørsmål fra møtedeltakerne. Før møtet har møteleder et ansvar for å sørge for eventuell bevertning og at det tekniske fungerer, og under møtet skal hen introdusere møtet og sakene, styre ordet, slå ned på gjentakelser og ufin oppførsel, sørge for det blir tatt avgjørelser i beslutningssaker, organisere avstemminger, notere vedtak og styre tiden slik at møtet avsluttes til avtalt tid. I etterekant av møtet må møteleder sørge for at det blir sendt ut referat til de som skal ha dette.    

Dette er en stor oppgave og det er ofte slik at det er lederen av styret, utvalget, komiteen, juryen etc. som også er møteleder eller ordstyrer under møtene. Det kan imidlertid være hensiktsmessig at rollen som møteleder eller ordstyrer under gjennomføringen av møte går på rundgang blant de tillitsvalgte i det aktuelle organet. Da kan møtedeltakerne få erfare at dette er en krevende rolle, som kan føre til at de selv bedrer oppførsel som møtedeltakere.