Økonomi
Når vi jobber som tillitsvalgte så må vi på en eller annen måte forholde oss til økonomi. Det kan være å behandle forrige års regnskap på generalforsamlingen, foreslå at noe av organisasjonens penger skal benyttes til et bestemt tiltak, forholde seg til et allerede vedtatt budsjett eller planlegge antall møter i komiteen ut ifra hvor mye som er bevilget. Det er derfor svært nyttig å kunne litt om økonomi.
.
Kapittel oversikt
Klikk på linkene for å hoppe direkte til kapittelet du vil lese.
Hva er økonomi?
Begrepet økonomi kommer fra de greske ordene for hus og lære, og betyr forvalting av husholdningens ressurser. Økonomi som fag fokuserer på hvordan vi kan bruke de knappe ressursene vi har på den mest effektive måten slik at vi kan skape så høye verdier som mulig. Dersom vi hadde hatt ubegrenset tilgang til penger og ressurser så ville vi ikke trengt å tenke på økonomi, da kunne vi bare gjort akkurat det vi ville. Men siden de fleste personer og organisasjoner har begrensede ressurser, så trenger vi økonomi for å både planlegge hvordan vi skal bruke pengene våre, ha oversikt over faktisk ressursbruk og kontrollere at midlene har blitt brukt til det vi er blitt enige om å bruke de til.
For organisasjoner, som hver dag jobber for å oppnå sitt formål, så er det svært viktig at pengene de har til rådighet brukes på en ansvarlig og best mulig måte. Derfor har de fleste organisasjoner en rekke kontrollmekanismer som skal påse at organisasjonens penger er brukt på det vi er blitt enige om. NOPA har i tillegg til regnskapsfører og revisor, også egne desisorer som gjennomgår regnskapene og styreprotokollene og kontrollerer at penger er brukt i henhold til vedtekter, retningslinjer og vedtak.
Økonomistyring
For å kunne ha god oversikt over de begrensede ressursene som vi har i organisasjonen så må vi ha en god økonomistyring. Det innebærer å benytte styringsverktøy som gjør det mulig å planlegge, holde oversikt over og kontrollere ressursbruken i organisasjonen, slik at foreningen når sine mål. Vi skal her se litt nærmere på de to mest sentrale styringsverktøyene i en organisasjons økonomi nemlig budsjett og regnskap. Vi skal også se på kontrollvertøyene revisjon og desisjon.
.
Hva er et budsjett?
Når vi lager et budsjett så setter vi opp en oversikt over hvilke inntekter og kostnader som vi forventer å ha i en hvis periode. Vi kan sette opp et budsjett for hele organisasjonen, en avdeling eller et mindre prosjekt som foreningen skal gjennomføre. Det å lage et budsjett tvinger oss til å tallfeste fremtidsplanene våre. Vi må identifisere hvilke inntekter og kostnader det er sannsynlig at vi vil ha og finne ut av hvor store disse vil være.
Kommersielle selskaper setter ofte opp budsjetter for å se hvilket økonomisk overskudd det er sannsynlig at de vil oppnå i løpet av en periode. I ikke-kommersielle organisasjoner må vi ofte tenke motsatt når vi budsjetterer fordi vi ikke produserer overskudd, men forbruker tildelt midler og andre begrensede inntekter. Da må vi i budsjettet forholde oss til hva vi har og passe på at vi ikke har mere kostnader enn inntekter, men at vi går i null i budsjettet.
Kapittel oversikt
Klikk på linkene for å hoppe direkte til kapittelet du vil lese.
Hvordan lage et budsjett?
La oss si at vi har fått i oppgave å organisere NOPA sin neste generalforsamling og at styret har satt av en spesifikk sum med penger som kan brukes til dette. Denne pengesummen utgjør da vår budsjettramme, så vi kan i vårt budsjett ikke bruke mer enn denne summen. Vi har fått ansvaret for et prosjekt hvor vi må benytte oss av økonomistyringsverktøy for å sørge for at vi ikke går ut over de tildelte midlene. Vi starter derfor med å utarbeide et budsjett. Dersom vi har tilgang til prosjektregnskaper fra tidligere generalforsamlinger så har vi et godt utgangspunkt for vårt budsjett. Da kan vi se både hva det ble brukt penger på og hva det kostet, og vi kan ta utgangspunkt i dette når vi setter opp vårt budsjett. Her er det viktig å huske at priser endrer seg fra år til år, derfor bør vi ikke fjorårets regnskap bli årets budsjett. Vi bør undersøke prisnivået slik at vi ikke får ubehagelige opplevelser senere i prosjektet.
Dersom vi ikke har tilgang til tidligere prosjektregnskaper så begynner vi helt fra begynnelsen, noe som gjør budsjetteringsarbeidet mer krevende. I slike tilfeller er visualisering et godt verktøy for å «se» alle de inntektene og kostnadene som vi bør ha med i budsjettet. Dersom vi visualiserer generalforsamlingen så kan vi se for oss at vi er et i et stort lokale og vipps der har vi sett en kostnad som må inn i budsjettet vårt, nemlig leie av lokalet. Om vi visualiserer videre så ser vi kanskje at det kommer inn medlemmer fra hele landet, der har vi en annen kostnad nemlig reise og opphold. Vi ser kanskje videre for oss at det står fremme kaffe og frukt når alle kommer (kostnadsalarm!), at det er betjening som fyller på kaffe og rydder lokalet (kostnadsalarm!), at vi ser på en stor fancy skjerm (kostnadsalarm!) og at det er satt opp lydanlegg for møtet og underholdningen (kostnadsalarm!). Slik kan vi visualisere hele generalforsamlingen og notere alle kostnader som vil oppstå underveis. Da reduserer vi sjansen for at vi glemmer noe i budsjettet vårt. Når vi har notert ned alt sammen kan vi sjekke priser og gjøre våre prioriteringer innenfor den avsatte budsjettrammen.
Det er vanskelig å spå hva som vil skje i fremtiden, slik vi gjør i budsjetteringsprosessen. Derfor kan det være lurt å sette av et beløp til «uforutsette kostnader» slik at vi har en buffer for dette i budsjettet vårt.
Hva er revidert budsjett?
Et budsjett er, som nevn, en oversikt over hva vi forventer å tjene og å bruke i en periode. Det kan imidlertid skje en rekke ting som krever at vi må gjennomgå og endre, altså revidere det opprinnelige budsjettet.
La oss si at vi har fått satt opp et budsjett for generalforsamlingen og basert antall deltakende medlemmer på hvor mange som har deltatt på tidligere generalforsamlinger. Styret er fornøyd med budsjettet og godkjenner dette. Når påmeldingsfristen er utløpt viser det seg at det er mange flere deltakere som ønsker å delta på årets generalforsamling, noe som betyr økte kostander til reise, opphold, mat og drikke. Med denne nye informasjonen må vi gjennomgå og revidere budsjettet. Kan disse kostnadene dekkes av posten for uforutsette kostnader? Kan vi kutte i noen andre kostnader? Kan vi be styret om mer penger? Resultatet av revisjonen er et oppdatert revidert budsjett som forholder seg til prosjektets budsjettramme.
Budsjett i NOPA
I NOPA er styret i vedtektene pålagt å utarbeide foreningens budsjett. Budsjettet for inneværende år legges frem for generalforsamlingen slik at medlemmene er orientert om hvordan foreningen planlegger å bruke foreningens penger i inneværende år. Slik kan medlemmene stille spørsmål og uttale seg, uten at budsjettet formelt skal godkjennes av generalforsamlingen.
.
Hva er et regnskap?
Regnskap
«Regnskap er en systematisk registrering over inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld.» - Trippletex
Når vi budsjetterer forestiller vi oss hvilke inntekter og kostnader vi vil ha i fremtiden. I et regnskap så registrerer vi faktiske inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld i ettertiden. Regnskapet gir oss dermed en oversikt over det faktiske økonomiske resultatet og virksomhetens økonomiske stilling. Å føre en type regnskap er lovpålagt de aller fleste virksomheter i Norge og regnskapet må formes etter bokføringsloven og i noen tilfeller også regnskapsloven.
Vi kan på samme måte som vi har ulike budsjetter, også ha ulike regnskaper. Moderne regnskapssystemer gjør det mulig å se regnskapet for hele virksomheten, avdeligsregnskap og prosjektregnskap. Et regnskap består av to deler, et resultatregnskap og et balanseregnskap.
Kapittel oversikt
Klikk på linkene for å hoppe direkte til kapittelet du vil lese.
Resultatregnskap
I resultatregnskapet finner vi en oversikt over inntektene og kostnadene som virksomheten har hatt i den aktuelle perioden. Forskjellen mellom disse kan være et overskudd dersom inntektene er høyere enn kostnadene, eller i motsatt fall et underskudd.
Øverst i resultatregnskapet finner vi driftsinntektene som er alle inntekter som virksomheten har hatt i forbindelse med å sin virksomhet. Deretter følger en oversikt over alle kostnadene som er knyttet til driften, altså driftskostnadene. Når vi summerer disse får vi et driftsresultat også omtalt som «resultat før finansposter». Her ser vi altså det økonomiske resultatet av vår hovedvirksomhet.
Deretter får vi en oversikt over finansinntekter og finanskostnader, som ikke er knyttet til vår hovedvirksomhet, men som vi har knyttet til eiendeler og gjeld, altså finansene våre. Et eksempel på en finansinntekt er renter som organisasjonen får fra banken, mens en finanskostnad er for eksempel gebyrer som vi betaler for å ha konto i banken. Når vi summerer driftsresultatet med finanspostene så får vi årsresultatet.
Når årsresultatet er klart så må vi bestemme oss for hva vi skal gjøre med dette, vi må gjøre en regnskapsteknisk overføring eller disponering. I aksjeselskaper kan eierne velge å ta ut et overskudd som utbytte, da overføres eller disponeres overskuddet som utbytte til eierne. Dette har vi imidlertid ikke lov til i ideelle organisasjoner så her må vil årsresultatet overføres tilbake til virksomheten og et overskudd vil styrke foreningens egenkapital og et underskudd vil svekke egenkapitalen. Du kan lese mer om egenkapital nedenfor. Sum etter disponert eller overført beløp gjør at årsregnskapet går i null.
Balanseregnskap
Balanseregnskapet består av to sider. På den ene siden har vi en oversikt over eiendeler og på den andre siden har vi oversikt over egenkapital og gjeld. Balansen forteller oss hvilke eiendeler en organisasjon har og hvordan de har finansiert disse.
Eksempler på eiendeler er bankinnskudd, kundefordringer, varelager, patenter, aksjer eller maskiner. Dette er eiendeler organisasjonen har skaffet seg. Egenkapitalen på den andre siden er penger som enten er satt inn av de som har stiftet organisasjonen eller overskudd som er overført til foreningen egenkapital. Gjeld er det organisasjonen skylder andre kreditorer og den deles opp i kortsiktig gjeld og langsiktig gjeld. Kortsiktig gjeld kan være leverandørgjeld, feriepenger til ansatte og offentlige avgifter, mens langsiktig gjeld kan være et banklån eller pensjon til ansatte.
Det skal være balanse i balansen. Summen på siden med eiendelene i balansen skal altså ha lik sum som siden med egenkapital og gjeld. Dersom det forskjellige beløper her så er det noe rett og slett noe muffins. Men egentlig er det ganske logisk, for hva trenger vi for å skaffe oss eiendeler? Vi trenger enten å ha egne penger (egenkapital) eller vi må låne penger (gjeld). Så balansen viser oss hva organisasjonen eier og hvordan de har finansiert disse. Balansen forteller oss derfor mye om et selskaps soliditet. Et orkester som har kjøpt alle sine instrumenter med egne penger, er mer økonomisk solid enn ett orkester som har lånt penger for å kjøpe sine instrumenter.
Hva er noter til regnskapet?
Noter, også kalt noteopplysninger, er kommentarer til regnskapet. Noen noter er det lovpålagt å ha med i et årsregnskap, mens andre noter er frivillige. Hensikten med notene er å gjøre det enklere å forstå regnskapet ved å gi mer utfyllende informasjon til de som skal lese dette.
Regnskap i NOPA
I NOPA er det vedtektsfestet at årsregnskapet skal revideres av TONOs revisor. Regnskapet skal, sammen med revisors og desisors beregning, legges frem på den årlige ordinære generalforsamlingen og godkjennes der.
Hva er et revidert regnskap og revisors beretning?
En revisjon er en metodisk og systematisk gjennomgang for å sikre at nødvendige krav er oppfylt. Når en revisor gjennomgår regnskapene til en organisasjon så kontrollerer de at regnskapet følger Norske lover og forskrifter. Når de har gjennomført denne kontrollen skriver revisoren en uttalelse, kalt revisors beretning, hvor de redegjør for hvordan de har gjennomført revisjonen og hva denne har avdekket. I NOPA er det vedtektsfestet at revisors beretning skal fremlegges sammen med årsregnskapet på den årlige generalforsamlingen.
Hva er en desisor og desisorberetning/rapport?
Mens revisor kontrollerer at Norske lover og forskrifter er etterfulgt i regnskapsføringen, så gjennomgår NOPA sine desisorer både regnskaper og styreprotokoller for å påse at foreningens vedtekter, retningslinjer, habilitetsregler og vedtak er blitt etterfulgt. Desisorene skriver deretter en desisorrapport/beretning hvor også de redegjør for sitt arbeid og sine funn. Desisorens beretning skal også, i følge NOPA sine vedtekter, presenteres for generalforsamlingen.