Organisasjonsarbeid i NOPA
Som tillitsvalgt er det svært nyttig å ha litt kjennskap til organisasjoner, hvordan disse er bygd opp og hvordan de fungerer. I denne delen av håndboka skal vi derfor lære mer om hva en organisasjon er, hvilke ulike organisasjoner som finnes, hvilken rolle de tillitsvalgte spiller og organisasjonens sentrale styringsdokumenter.
Kapittel oversikt
Klikk på linkene for å hoppe direkte til kapittelet du vil lese.
.
Organisasjon
«En organisasjon er et kollektiv som er bygd opp for å fremme ett eller flere formål, eller sett av verdier. Felles for de fleste organisasjoner er at de har formaliserte regler og autoritetsrelasjoner, at de er basert på arbeidsdeling og at medlemskap er begrenset.» - Store norske leksikon
La oss bryte ned definisjonen ovenfor og se nærmere på hva en organisasjon er
Formålet samler medlemmene/kollektivet
I en organisasjon er vi altså flere som jobber sammen for å nå et mål, fremme interesser eller verdier. Det er enigheten om at organisasjonens formål er viktig som samler alle medlemmene i en organisasjon. NOPA sitt formål er å «fremme norsk skapende tonekunst, musikkverk og tekst i musikkverk, styrke faglige fellesskap, skape møteplasser og arbeide for medlemmenes kunstneriske og økonomiske interesser gjennom et livsløp.» Dette formålet er noe alle medlemmene av NOPA stiller seg bak og fungerer derfor som en samlende kraft. Organisasjonen kan sees som et verktøy hvor medlemmene kan samarbeide om å realisere dette formålet.
Begrenset medlemskap
Et medlem er definert som «et menneske som er med i en forening, en gruppe, en klubb, en organisasjon, et utvalg, et lag eller lignende». En organisasjons medlemmer er altså begrenset til de som er en del av organisasjonen. Men noen organisasjoner krever at du oppfyller forhåndsbestemte krav for å kunne bli en del av organisasjonen. For å kunne bli medlem av NOPA må du for eksempel ha en forvalterkontrakt med TONO og også være andelshaver der.
Styres etter interne styringsdokumenter
For å kunne jobbe så effektivt som mulig mot sine mål så har de fleste organisasjoner en rekke interne regler og rutiner som har til hensikt å strukturere organisasjonens arbeid slik at det brukes mindre tid på å håndtere interne forhold, og så mye tid som mulig til å jobbe med organisasjonens formål. Disse styringsdokumentene er så viktige for organisasjonen at de kun kan endres i organisasjonens øverste bestemmende organer. Endringer i de viktigste styringsdokumentene må også ha en større andel av stemmene for å være gyldige enn et vanlig flertall.
NOPA har en rekke slike styringsdokumenter som du kan lese mer om her.
Arbeidet fordeles på ulike organer
Det er ikke hensiktsmessig at alle medlemmene skal være involvert i alt som organisasjonen jobber med. Det ville vært en svært ineffektiv måte å jobbe mot formålet på. Derfor består de fleste organisasjoner av ulike deler eller organer som har ulike oppgaver, noe som sikrer en intern arbeidsfordeling. Organisasjonen NOPA består, i tillegg til generalforsamlingen og styret, av en rekke komiteer, utvalg, råd og juryer som utfører viktig arbeid på vegne av foreningen.
Ulike organer har ulik autoritet
De ulike delene av organisasjonen har som oftest en hierarkisk oppbygging, med ulike nivåer som har mer eller mindre grad av myndighet og autoritet i organisasjonen. Dette gir noen organer myndighet til å fatte beslutninger og vedtak som kan påvirke andre deler av organisasjonen. Dette høres kanskje brutalt ut, men vi er avhengige av at det tas avgjørelser som sikrer at organisasjonen kommer videre i arbeidet så vi ikke blir stående på stedet hvil i en evig intern diskusjon.
Organisasjonen sikrer at det tas gode avgjørelser ved å stille en rekke krav til valg, saksbehandling og avstemminger i sine styringsdokumenter. I NOPA er det generalforsamlingen som er det øverste bestemmende organet, mens styret er øverste bestemmende organ i mellom generalforsamlingene.
Hopp direkte til avsnittet om disse to organene her
Ledelsen må ha tillit
Det er altså slik at enkelte deler av en organisasjon har større påvirkning på organisasjonens arbeid enn andre. De personene som arbeider i disse delene av organisasjonen er imidlertid avhengig av å ha medlemmenes tillit, hvis ikke vil ikke det interne samarbeidet fungere. En daglig leder i en forening er avhengig av å ha både de ansattes og styrets tillit for å kunne gjøre en god jobb for organisasjonen. Dersom de ansatte er misfornøyde vil det bli brukt mye tid på intern krangling som tar fokuset vekk i fra arbeidet mot formålet, noe organisasjonen ikke kan leve med over tid. I NOPA utføres mye av arbeidet av tillitsvalgte som er valgt av medlemmene og som også er avhengige av å ha tillit for å kunne gjøre sitt arbeid.
Les mer om tillitsvalgte på NOPAs nettside her: www.nopa.no/andre-tillitsvalgte/
.
Ulike typer organisasjoner
Det finnes en rekke ulike typer organisasjoner og det er vanlig å skille mellom arbeidsorganisasjoner og frivillige organisasjoner. Arbeidsorganisasjonene produserer varer og tjenester og har som mål å skape et overskudd, mens frivillige organisasjoner fremmer interesser og verdier, og er ofte ideelle som betyr at de ikke har profitt som en av sine målsetninger. Som medlem i NOPA så er du en del av en frivillig og ideell interesseorganisasjon. Kanskje er du også medlem i en arbeidsorganisasjon ved å være en del av et ansvarlig selskap, aksjeselskap eller samvirkeforetak?
For at myndighetene skal kunne ha oversikt og påse at lover og regler føles, må alle arbeidsorganisasjoner og de fleste frivillige organisasjoner være oppført i myndighetenes foretaksregister i Brønnøysundregistrene. Siden de ulike organisasjonene er forskjellige og har ulikt behov for lovregulering og rapportering, så er det mange ulike selskapsformer en organisasjon kan registrere seg som. For medlemsorganisasjoner så er forening den mest vanlige selskapsformen og NOPA er en av de over hundre tusen foreningene som er registrert i det norske foretaksregisteret.
Kapittel oversikt
Klikk på linkene for å hoppe direkte til kapittelet du vil lese.
Forening
«En forening er en selveiende, frivillig sammenslutning av medlemmer som skal tjene et bestemt formål.»
- Store norske leksikon
Selveiende
En forening er selveiende noe som betyr at den eies ikke av noen og derfor ikke kan kjøpes og selges slik vi kan gjøre med for eksempel aksjeselskaper. I NOPA sine vedtekter står det at NOPA «er en forening av personer som har opphavsrett til musikk eller til tekst i musikkverk.»
Medlemmene styrer og drifter
I foreninger er det kun de personene som kvalifiserer til medlemskap som kan bidra i styring og drift, og de tillitsvalgte velges iblant og av medlemmene. Vedtektene i NOPA slår fast at «for å være valgbar så må man ha stemmerett» og for å ha stemmerett på generalforsamlingen i NOPA så må man oppfylle medlemskriteriene og være medlem av NOPA. I andre organisasjoner er det ikke slike medlemskriterier, og de står fritt til å velge hvem som skal drifte og lede organisasjonen. Det er i NOPAs vedtekter en åpning for å kunne velge styremedlemmer som ikke valgbare dersom det «kan ha verdi for fremme av NOPAs formål og virksomhet».
Interne styringsdokumenter er ekstra viktige
I motsetning til aksjeselskaper, hvor virksomheten er strengt regulert i en helt egen lov, så er ikke driften av foreninger underlagt et så omfattende lovverk. Når større deler av driften ikke styres av ytre lover og forskrifter, så blir foreningens egne interne regler og rutiner desto viktige. Eksempler på slike interne styringsdokumenter er vedtekter, medlemskriterier, etiske retningslinjer, politisk plattform, som du kan lese mer om her. Disse interne lovene utarbeides av medlemmene og for å sikre bred oppslutning om de viktigste styringsdokumentene kan disse kun endres i det øverste bestemmende organet i foreningen hvor alle foreningens medlemmer er inviter til å delta.
Medlemsdemokrati
I noen organisasjoner er det mulig for en eier å styre en stor organisasjon med mange tusen ansatte. Foreninger er den strake motsetningen til dette og er organisasjoner som driftes under prinsipp om medlemsdemokrati. Alle medlemmer av foreningen har møterett, talerett og stemmerett i foreningens øverste bestemmende organ, generalforsamlingen. Slik sikres det at foreningens arbeid driftes av tillitsvalgte med flertallets tillit og med de sakene som flertallet av medlemmene mener er viktige.
Foreningen NOPA
Trykk på bildet for å se det stort.
Illustrasjon: Organisasjonskart over NOPA med kun de ulike delene av organisasjonen
.
Medlemsdemokratiet
I et demokrati er makten hos folket, og i et medlemsdemokrati er makten hos medlemmene. I en forening som NOPA så er det altså medlemmene som styrer organisasjonen, både dens interne organisering, og dens arbeid og utvikling. Det er enigheten om viktigheten av foreningens formål som samler alle medlemmene, men det at man er enige om målet betyr ikke at man er enige om veien dit. Det er svært mange veier til Rom og det er også svært mange måter en forening kan nå målet sitt på. Diskusjonene mellom medlemmene kan bli opphetede fordi foreningens formål betyr mye for hver og en av dem.
For å sikre at organisasjonen beveger seg i den retningen som flertallet av medlemmene ønsker så behandles de viktigste sakene i det øverste bestemmende organet i foreningen hvor alle medlemmene er invitert til å delta. Dersom det er uenighet i en sak så utarbeides det forskjellige forslag til løsning som medlemmene kan stemme over. Det forslaget som får flest stemmer blir vedtatt og ansvaret for å gjennomføre eller implementere blir vanligvis delegert til en annen del av organisasjonen. Dette demokratiske prinsippet om at flertallet skal bestemme styrer også arbeidet i de fleste andre organer i medlemsdemokratiet. Det er nedfelt i vedtektene at i NOPA sitt styre så skal «alle beslutninger vedtas med alminnelig flertall, idet den fungerende styreleders stemme er avgjørende i tilfelle av stemmelikhet.». Med denne formuleringen sikrer NOPA sin interne lov at det er flertallet av styremedlemmene i styret som skal bestemme, ikke styreleder alene. Etter dette demokratiske prinsippet driftes de fleste organene i en forenings medlemsdemokrati.
Kapittel oversikt
Klikk på linkene for å hoppe direkte til kapittelet du vil lese.
La oss ta en titt på de ulike delene av medlemsdemokratiet i en forening.
Hva arbeider NOPA med?
Som alle organisasjoner, har NOPA vedtekter. Vedtektene er NOPAs grunnlov, og bestemmer på et overordnet nivå hva NOPA skal arbeide med. NOPAs årsmøtevedtak, styrevedtak og administrasjonens arbeid skal til enhver tid være i tråd med vedtektene. Er du i tvil om hva NOPA skal mene i en sak, eller om NOPA bør arbeide med et bestemt tema, er vedtektene et godt sted å begynne. Dersom det ligger utenfor NOPAs vedtekter å arbeide med en sak, eller det er i strid med vedtektene, bør spørsmålet forelegges årsmøtet før man eventuelt arbeider videre med det.
Hvem gjør hva i NOPA
NOPA er, i likhet med organisasjoner flest, hierarkisk oppbygget. Årsmøtet er NOPAs høyeste myndighet, deretter følger styret, utvalg og administrasjonen. Dette utgjør en slags «kommandolinje», hvor styret henter sin myndighet fra årsmøtet, utvalgene henter sin myndighet fra styret og årsmøtet, og administrasjonen henter sin myndighet fra alle disse. I mange tilfeller delegerer et organ til et annet å utføre visse oppgaver, f. eks. ved at styret delegerer til et utvalg å utrede et bestemt spørsmål. Ved delegering av myndighet er det svært viktig å være tydelig (skriftlig!) på hva som delegeres.
Hva er en generalforsamling?
Det er årsmøtet, også kalt generalforsamling, som er det øverste bestemmende organet i en forening sitt organisasjonshierarki. Den planlagte årlige generalforsamling omtales gjerne som den ordinære generalforsamlingen, men styret kan også kalle inn til en ekstraordinær generalforsamling dersom det oppstår en situasjon som krever et generalforsamlingsvedtak.
På generalforsamlingen har alle medlemmene i foreningen både møterett, talerett, forslagsrett og stemmerett. Hvordan dette viktige møtet skal kunngjøres, informeres om og organiseres er det som oftest angitt strenge instrukser for i foreningens «grunnlov» vedtektene. Slik kan organisasjonen forsikre seg om at alle medlemmene får informasjon i god tid, og gis mulighet til å melde inn saker i forkant av møtet og å delta på generalforsamlingsmøtet.
På generalforsamlingen behandles alltid foreningens årsrapport, regnskap for forrige år og budsjett for kommende år. Ved å behandle disse sakene kan generalforsamlingen kontrollere at de øvrige delene av organisasjonen har utført de oppgavene de har fått innenfor avtalte rammer og i tråd med foreningens styringsdokumenter. Generalforsamlingen har dermed en viktig kontrollfunksjon som sikrer at arbeid skjer i tråd med avtalte regler og retningslinjer.
Det er kun på generalforsamlingen at foreningens «grunnlov» vedtektene og andre sentrale styringsdokumenter kan vedtas og endres. Det er vanlig at saker på generalforsamlingen avgjøres ved at et forslag får flertallet av stemmene til de fremmøtte medlemmene, men dersom det gjelder endringer i vedtektene, opphør og sletting av foreningen så kreves det som oftest et større flertall som for eksempel 2/3 dels flertall, noe som betyr at over 66% av stemmene må ha stemt for forslaget for at denne forslaget skal bli vedtatt. Dette er en sikkerhetsmekanisme som sørger for at en større andel av medlemmene er enige i spesielt viktige saker, og ikke bare et mindre flertall.
På en forening sin generalforsamling velger også de fremmøtte medlemmene sentrale tillitsvalgte som skal representere foreningen og fylle bestemte roller i en bestemt tidsperiode. Igjennom å velge foreningens tillitsvalgte avgjør medlemmene hvem som får mulighet til å representere foreningen og utføre arbeid for foreningen i perioden mellom årsmøtene. De tillitsvalgte må igjennom sitt arbeid beholde tilliten de har fått av de øvrige medlemmene, og dersom de mister denne vil generalforsamlingen velge en ny tillitsvalgt som de har tillit til.
NOPAs generalforsamling
Det er vedtektsfestet at NOPA skal avholde sin generalforsamling en gang i året. Vedtektene angir også klare retningslinjer for hvordan dette møtet skal forberedes og organiseres. På NOPA sin generalforsamling gis alle medlemmer anledning til å melde inn saker som de er opptatt av. Dette må gjøres innen 5 uker før generalforsamlingen og bør inneholde et sakspapir som beskriver bakgrunnen for saken og hvorfor den er viktig å ta opp og et forslag til vedtak.
Hva er et styre?
Det er ikke lovpålagt foreninger å ha et styret, slik aksjeloven krever av aksjeselskaper. Dersom foreningen ikke har et styre så er det generalforsamlingen som er ansvarlig for å drifte organisasjonen. Det ville imidlertid vært svært upraktisk for foreninger med mange medlemmer å involvere alle medlemmer i den daglige driften. De fleste foreninger, også NOPA, har derfor vedtektsfestet at foreningen skal velge et styre som er øverste bestemmende organ i driften av foreningen i mellom generalforsamlingene. Styret skal ha oversikt over arbeidet som foregår i andre deler av organisasjonen, kontrollere at arbeidet skjer i henhold til ytre og indre lover og ta nødvendige beslutninger innenfor sitt mandat.
Styreansvar
Som medlem av et styre kan du bli personlig ansvarlig dersom du ikke ivaretar dine plikter etter lov, vedtekter, vedtak eller andre retningslinjer. Dette ansvaret – gjerne omtalt som styreansvar – er i form av erstatningsansvar for økonomisk tap du eventuelt påfører foreningen, og oppstår dersom du opptrer grovt uaktsomt eller forsettelig. En vesentlig del av ditt ansvar knytter seg til den økonomiske driften av foreningen. For å ivareta ditt ansvar her er det viktig at du sørger for å sette deg inn i, og forstå, foreningens budsjett, regnskap og de enkelte økonomiske disposisjonene som foreningen foretar seg.
Styret har som del av sitt ansvarsområde det overordnede arbeidsgiveransvaret for foreningens ansatte. Dette innebærer at styret som sådan, og du som enkeltståenbde styremedlem, må forsikre seg om at man til enhver tid har den kunnskap som er nødvendig for å kunne ivareta dette ansvaret. Dette kan f. eks. gjelde sentrale funn i arbeidsmiljøundersøkelser, og kunnskap om hvordan foreningen ivaretar det psykososiale arbeidsmiljøet. Arbeidsgiveransvar må ikke forveksles med personalansvar, som knytter seg til den praktiske siden ved ivaretakelse av de ansatte, f. eks. medarbeidersamtaler og den daglige ivaretakelse av de ansatte. Personalansvaret ivaretas i NOPA av administrativ leder.
NOPAs styre
NOPA har et eget styre bestående av sju styremedlemmer som også er medlemmer i foreningen, og som sikrer at NOPA er en kunstnerstyrt forening. Beslutninger og oversikt over NOPAs arbeid i det daglige er delegert fra generalforsamlingen til NOPAs styre. Styreleder og styrets medlemmer er valgt av generalforsamlingen og styret i NOPA må hvert år legge frem sin årsberetning og årsregnskap for godkjenning i generalforsamlingen. Styret i NOPA mottar en rekke innstillinger, altså forslag til vedtak, fra en rekke andre deler av foreningen. På denne måten får foreningen delegert en rekke arbeidsoppgaver ut til ulike organer, men beholder oversikt og myndighet ved at de formelle vedtakene gjøres i styremøtene.
.
Les mer om styret, styreleder og nestledervervene på NOPAs nettside her
Andre styrer med tillitsvalgte fra NOPA
I tillegg til å ha et eget styre er NOPA også representert med tillitsvalgte i en rekke andre styrer i andre organisasjoner i musikklivet i Norge.
Les om NOPAs komiteer og utvalg på NOPAs nettside her:
www.nopa.no/oversikt-nopas-komiteer-utvalg/
Hva er råd, utvalg, komite og jury?
I tillegg til generalforsamlingen og styret består mange foreninger av ulike organer som omtales som råd, komite, utvalg og jury. Et råd er en forsamling som er valgt og som har et bestemt mandat. Et utvalg er en gruppe mennesker som er valgt til å utføre en spesifikk oppgave og en komite er, i følge ordboken, en gruppe personer som har fått i oppgave å granske, utrede, forberede eller ta avgjørelse i en bestemt sak. Jury brukes for å omtale grupper som vurderer bidrag, fremføringer eller søknader og utpeker vinnerne. Vi ser her at det er små forskjeller i definisjonene, og at det i alle tilfeller handler om at det er en gruppe som skal utføre en bestemt oppgave.
Styrer, komiteer og juryer
NOPA har en rekke råd, komiteer, utvalg og juryer. Her er en oversikt som viser organisasjon, verv, hvem de velges av og hvorvidt de har mandat til å ta egne avgjørelser eller om de leverer sin innstilling videre til et annet organ for endelig beslutning.
Trykk på bildet for å se det stort.
Illustrasjon: NOPA har og er representert i en rekke styrer, komiteer og utvalg. Her er en oversikt som viser hvor NOPA er representert og hvem de velges av.
Les mer om NOPAs komiteer og utvalg på NOPAs nettside her: www.nopa.no/oversikt-nopas-komiteer-utvalg/
Se også oversikt over hvem som til enhvert tid har vervene: https://nopa.no/andre-tillitsvalgte/oversikt-over-tillitsvalgte/
Hva er en administrasjon?
En administrasjon gjennomfører de oppgaver og støttefunksjoner, ofte knyttet til økonomi, organisering og kommunikasjon, som er nødvendig for at organisasjonen kan gjennomføre sin kjernevirksomhet. I foreninger er det vanlig at de administrativ ansatte avlaster de tillitsvalgte for det administrative slik at de kan fokusere på saker som er knyttet til organisasjonens formål. I motsetning til de tillitsvalgte, må ikke de administrativt ansatte i en forening være medlem av foreningen.
I de fleste organisasjoner er det styret i organisasjonen som ansetter (og avsetter) leder for administrasjonen, ofte kalt daglig leder. På denne måten har styret i organisasjonen kontroll på hvem som leder den viktige daglige driften av organisasjonen, og kan fjerne vedkommende om de ikke lenger har tillit til hen. Det er også som regel daglig leder som ansetter de øvrige ansatte i administrasjonen, noe som skal sikre et godt og effektivt samarbeid i administrasjonen. Når organisasjonen har ansatte må den forholde seg til en rekke lovverk som for eksempel arbeidsmiljøloven, ferieloven og folketrygdloven og må sette seg godt inn i dette.
Administrasjonen i NOPA
I NOPA betegnes leder for administrasjonen som administrativ leder og det er nedfelt i vedtektene at det er foreningens styre som ansetter både administrativ leder og annet nødvendig administrativt personalet og fastsetter deres arbeidsvilkår.
Les mer om hvem som utgjør NOPAs administrasjon og hva de jobber med på NOPAs nettside her: www.nopa.no/administrasjon/
Ikke sitte i, men arbeide i!
Vi sier ofte i daglig talen at «jeg sitter i styret», «hen sitter i utvalget» og så videre. Det å si «sitte i» kan gi assosiasjoner til at vi bare skal sitte stille, være passivt og motta informasjon på sølvfat. Men det å være tillitsvalgt innebærer å jobbe på vegne av andre og vise oss tilliten verdig. La oss derfor går fra å si så la oss fra nå av si «jeg sitter i styret» eller «hen sitter i utvalget» til å si «jeg arbeider i styret» eller «hen jobber i utvalget».
.
Organisasjonens tillitsvalgte
Det er som nevnt ikke hensiktsmessig at alle medlemmene skal delta i behandlingen av alle saker i foreningen. Organisasjoner består derfor av en rekke ulike nivåer, organer og roller, med ulike arbeidsoppgaver og mandater. Foreninger som NOPA trenger mennesker som kan tre inn i disse rollene og utføre de nødvendige oppgavene, men disse personene kan ikke være hvem som helst. Det må være personer som medlemmene har tillit til. Foreninger har derfor, i tillegg til å ha arbeidsstillinger og ansatte, tillitsverv som fylles av tillitsvalgte som er valgt av medlemmene. På denne måten sørger organisasjonen for at nøkkelroller i organisasjonen til en hver tid fylles av personer som flertallet av medlemmene i organisasjonen har tillit til. Dersom tilliten brytes kan de fjerne personen fra sitt verv.
Kapittel oversikt
Klikk på linkene for å hoppe direkte til kapittelet du vil lese.
Tillit
«Tillit er å overlate noe av verdi til en annen person eller institusjon.»
- Store norske leksikon
Hva er et tillitsverv?
Et verv er en oppgave, rolle eller stilling som du velges eller utpekes til, og som ofte er ulønnet. Når du har et tillitsverv har du fellesskapets tillit og er valgt av kollegaene på arbeidsplassen eller medlemmene av organisasjonen for å fylle en bestemt rolle i en bestemt tidsperiode.
Det er vanlig at et tillitsverv har en lengde på et til to år og at de tillitsvalgte i et organ av organisasjonen blir skiftet ut på ulike tidspunkt. Slik sørger organisasjonen for en stadig overlapp mellom nye og gamle tillitsvalgte, slik at ikke alle de tillitsvalgte i gruppe er nye på samme tid. Da kan de mer erfarne tillitsvalgte gi nødvendig informasjon og opplæring til de mer uerfarne, og gruppen kan raskere jobbe effektivt sammen.
Tillitsverv i NOPA
NOPA fylte i 2022 hele 143 tillitsverv både internt i NOPA og i andre deler av norsk musikkliv. I henhold til NOPAs vedtekter skal kandidatene til en stor del av foreningens tillitsverv velges på den årlige generalforsamlingen, hvor alle medlemmene kan delta. Til øvrige tillitsverv er det NOPA sitt styre som velger de tillitsvalgte.
Se oversikt over de ulike typer tillitsverv i NOPA på NOPAs nettside her: www.nopa.no/oversikt-nopas-komiteer-utvalg/
Hva er en tillitsvalgt?
Tillitsvalgt
“Tillitsvalgt er en person som er valgt av en større eller mindre gruppe for å være gruppens talsmann i mer eller mindre spesifiserte sammenhenger.»
- Store Norske Leksikon
En tillitsvalgt er altså en person som har tillit og er valgt av en større forsamling til å fylle et tillitsverv i en periode. En forening har en rekke ulike tillitsverv som det må velges tillitsvalgte til. Det trengs tillitsvalgte som skal være medlemmer av et styre, råd, komite, utvalg eller lignende. Organisasjonen trenger også tillitsvalgte ledere som får ansvar for å lede arbeidet i de ulike organene, og som i noen tilfeller også har en dobbeltstemme som kan brukes for å unngå stemmelikhet når vi stemmer over vedtak i møter. For å sørge for at møtene i organisasjonen har mange nok tillitsvalgte tilstede for at møtet skal være vedtaksdyktige så velges det også tillitsvalgte varamedlemmer som kan møte dersom noen av de tillitsvalgte medlemmene ikke kan delta.
Hvordan blir man tillitsvalgt?
I mindre organisasjoner kan du bli tillitsvalgt ved å møte opp på et møte og rekke opp hånden. I større organisasjoner er det imidlertid vanlig at det gjøres et arbeid i forkant av generalforsamlingen for å kunne foreslå tillitsvalgte til de ulike tillitsvervene. Arbeidet med å kartlegge, intervjue og innstille på kandidater til ulike verv i organisasjonen gjøres da av en valgkomite som består av tillitsvalgte som også er valgt blant medlemmene. I organisasjoner som benytter valgkomiteer så kan du bli tillitsvalgt ved å melde din interesse for tillitsverv til disse. Valgkomiteen legger frem sin innstilling til hvem de mener bør fylle de ulike tillitsvervene på organisasjonens generalforsamling og medlemmene kan da vurdere hvorvidt de har tillit til disse kandidatene. Dersom noen ikke har tillit kan de foreslå andre kandidater til tillitsvervet på generalforsamlingen som et såkalt benkeforslag. Kandidaten som får flertall av stemmene i generalforsamlingen vil bli tillitsvalgt.
Hva forventes av deg som tillitsvalgt?
Som tillitsvalgt har du blitt vist en tillit fra medlemmene og gitt et ansvar for å fylle et tillitsverv i organisasjonen. De som har valgt deg vil forvente at du etterlever organisasjonens interne retningslinjer, regler og rutiner, og det er derfor spesielt viktig at du som tillitsvalgte setter deg godt inn i disse. Medlemmene som har gitt deg tillit vil også forvente at du tar ansvaret og utfører arbeidet som følger med tillitsvervet på en god måte. Ulike tillitsverv krever ulik kunnskap, innsats og tidsbruk, og dersom du er usikker på hva som forventes av deg i ditt tillitsverv så bør du be om en forventningsavklaring på dette.
Tips!
Les 12 tips til tillitsvalgte på NOPAs nettsider her:
www.nopa.no/12-tips-til-tillitsvalgte/
Hva skjer når tilliten forsvinner?
Tillit er noe som det kan ta årevis og bygge opp og kun noen få sekunder å bryte ned. Andres tillit er med andre ord noe vi må gjøre seg fortjent til hver eneste dag. Du kan sikkert komme på en rekke tilfeller hvor en tillitsvalgt har mistet tilliten de tidligere hadde ved å bryte lover eller gjøre noe kritikkverdig. Når vi mister tilliten til noen så stoler vi ikke lenger på at de håndterer det verdifulle som vi har overlatt til de på en god måte. For å kunne fortsette å være tillitsvalgt i en slik situasjon så må tilliten kunne gjenopprettes. Dette kan være mulig ved mindre alvorlige hendelser hvor den tillitsvalgte uttrykker oppriktig anger. I mer alvorlige tilfeller kan det imidlertid være svært vanskelig å gjenopprette tilliten. Den tillitsløse tillitsvalgte kan da velge å trekke seg fra tillitsvervet selv, eller bli kastet ved at organisasjonen velger en ny tillitsvalgt.
Tillitsvalgte i NOPA
I 2022 hadde NOPA 91 tillitsvalgte som fylte 143 tillitsverv. NOPAs valgkomite innstiller på kandidater til tillitsverv som skal velges av generalforsamlingen som for eksempel styreleder, styremedlemmer, sakkyndig råd, komiteen for statens kunststipend, fondsstyrer og desisorer. Flertallet av de tillitsvalgte i valgkomiteen velges også på NOPA sin generalforsamling, mens et valgkomitémedlem pekes ut av styret. Vedtektene angir regler for hvordan valgkomiteen skal arbeide og hvordan valg av tillitsvalgte skal organiseres på generalforsamlingen. Noen tillitsvalgte velges også av styret i NOPA.
Se hvem som er tillitsvalgte i NOPA på NOPAs nettsier her:
www.nopa.no/andre-tillitsvalgte/oversikt-over-tillitsvalgte/
Tips!
Du kan lese om forventet arbeidsmengde for de ulike tillitsvervene på NOPAs nettside her: www.nopa.no/oversikt-nopas-komiteer-utvalg
Hva bør gjøres i starten av en tillitsvalgtperiode?
Hvert år får organisasjoner nye og ferske tillitsvalgte inn i organisasjonen. Hvordan kan vi som fortsatt er NOPAs tillitsvalgte ta i mot disse på best mulig måte? Her er noen tips:
Ta godt i mot de nye tillitsvalgte
Det å være ny tillitsvalgt kan kjennes litt skummelt. De kjenner sannsynligvis ikke dere tillitsvalgte eller administrasjonen så godt og kanskje er de også ganske fersk i organisasjonen og kjenner ikke så godt til de skrevne og uskrevne reglene. For å få en positiv start på perioden som ny og fersk tillitsvalgt er det derfor viktig at vi som tillitsvalgte og administrasjonen tar godt i mot disse. Dette kan for eksempel gjøres ved at lederen av komiteen tar kontakt med de nye medlemmene og ønsker de velkomne. Komiteens medlemmer kan deretter samles slik at både nye og gamle tillitsvalgte blir kjent med hverandre før vi setter i gang med all møtevirksomheten. Å kjenne seg akseptert og respektert i en ny gruppe er sentralt for at vi mennesker skal kjenne oss trygge nok til å ytre oss.
Gjennomgå relevante styringsdokumenter
Som tillitsvalgte har vi et ansvar for å sørge for at arbeidet rettes etter organisasjonens styringsdokumenter. Derfor kan det, i starten av en ny tillitsvalgtperiode, være lurt å gjennomgå relevante styringsdokumenter i fellesskap og forsikre oss om at alle forstår innholdet i disse. Da har vi et godt grunnlag for å unngå feilsteg som kan svekke de andre medlemmenes tillit til arbeidet vårt.
Avklar roller og forventninger
Alle deler av organisasjonens har en oppgave de skal gjennomføre eller et mandat som de skal oppfylle. Det er svært viktig at alle tillitsvalgte kjenner til og forstår denne slik at ikke verdifull tid brukes på annet arbeid. Dersom oppgaven eller mandatet er uklart må dette avklares med organisasjonen. Å ha klare mål med arbeidet er viktig for både ledelsen og motivasjonen av tillitsvalgte, da vet vi hva vi skal gjøre.
Vi forholder oss også til en rekke ulike roller i vårt arbeid som tillitsvalgte, og et utvalg kan ha både leder, medlemmer, møteledere, ordstyrere, referenter og varemedlemmer. Dersom vi avklarer hva som forventes av disse ulike rollene så kan vi minske sjansene for misforståelser og misnøye som ulike forventinger kan føre til.
Lag møteregler i fellesskap
Møter er svært viktige i organisasjonens arbeid og kan organiseres på en rekke ulike måter. De fleste mennesker motiveres av medbestemmelse og hvilke regler som skal gjelde for planlegging, gjennomføring og etterarbeid for våre møter bør derfor formuleres av de tillitsvalgte i fellesskap.
I møtereglene kan vi avtale hyppighet og lengde på møtene, om de skal være digitale eller fysiske, hvordan vi skal signalisere at vi vil ha ordet under møtet, hvordan vi skal snakke til hverandre i diskusjoner og hva som er uønsket atferd i møtene våre.
Med møteregler som er formulert og akseptert av alle de tillitsvalgte i gruppen så har også møteleder eller ordstyrers tydelige regler å styre møtet etter, noe som gjør denne jobben litt lettere.
Evaluere og forbedre
Vi bør som tillitsvalgte også ha et fokus på hvordan vi kan forbedre det arbeidet vi gjør slik at vi kan jobbe mer effektiv, eller levere bedre resultater til organisasjonen. En måte å gjøre dette på er å ha en kort evaluering på slutten av møtet hvor alle de tillitsvalgte i gruppen forteller hvordan de synes møtet har vært og hva som kan forbedres til neste gang. Dersom det i evalueringen av et møte kommer frem at det har vært mye gjentakelser så kan vi på starten av neste møtet minne de andre tillitsvalgte om at vi på dette møtet må forsøke å unngå gjentakelser.
Hva bør gjøres i slutten av en tillitsvalgtperiode?
Når det nærmer seg organisasjonen generalforsamling så betyr dette at det også at mange tillitsvalgte snart skal erstattes med nye tillitsvalgte. De avtroppende tillitsvalgte har i sin periode i tillitsvervet opparbeidet seg en masse kunnskap og erfaring som organisasjonen og de gjenstående tillitsvalgte bør sørge for å overføre til organisasjonen slik at den ikke forsvinner sammen med den tillitsvalgte. Her er det flere ting vi kan gjøre for å beholde denne viktige kunnskapen i foreningen.
Sluttevaluering
Mot slutten av en tillitsvalgtperiode så kan de tillitsvalgte i gruppen gjøre en litt mer omfattende evaluering av arbeidet som er blitt gjort i perioden. I en slik evaluering bør man diskutere hva som har fungert godt, hva som har fungert mindre godt og hvordan dette kan forbedres i fremtiden. Det bør skrives referat fra disse evalueringene slik at de er tilgjengelige for nye tillitsvalgte og øvrige deler av organisasjonen. Styret i organisasjonen kan informeres om innholdet i disse evalueringene slik at de kan vurdere om det også er strukturelle tiltak som kan bidra til å forbedre arbeidet i de øvrige delene av organisasjonen.
Kunnskapsoverføring
Også de enkelte tillitsvalgte har opparbeidet seg kunnskap og erfaringer som organisasjonen bør forsøke å få overført til organisasjonen. Dette kan gjøres i form at et exit intervju eller utgangsintervju, hvor noen i organisasjonen intervjuer den tillitsvalgte som snart trer av, med mål om å få overført informasjon, kunnskap, erfaringer og anbefalinger til organisasjonen. En mindre ressurskrevende måte å gjøre dette på er å be den tillitsvalgte svare på de samme spørsmålene via et skjema. Det kan også organiseres samtaler mellom avtroppende og påtroppende tillitsvalgt for et tillitsverv slik at de kan gjøre kunnskapsoverføringen direkte seg i mellom.
I enkelte organisasjoner utarbeides det vitebøker, hvor det samles informasjon som skal lette overgangen mellom tillitsvalgte. I slike vitebøker kan det samles informasjon om for eksempel kontaktpersoner, avtaler eller rutiner som den nye tillitsvalgte trenger for å utføre sitt verv. I løpet av sin egen periode oppdaterer og tilføyer den nye tillitsvalgte viteboka med relevant informasjon, slik at den igjen kan overleveres til nye tillitsvalgte.
Husk å takke for innsatsen!
Alle som har vært i organisasjonens tjeneste og fylt et av foreningens tillitsverv fortjener å bli takket for innsatsen. En liten markering kan bety svært mye for den avtroppende tillitsvalgte. En slik seremoni kan også gi positive minner om arbeidet og organisasjonen, som kan øke sjansen for at de vil ønske å stille til valg til tillitsverv senere.
Ekstra lesing
Les SIOs “Hva er en vitebok, og hvordan lager jeg en?” på SIOs nettside her: www.sio.no/foreninger/hva-er-en-vitebok-og-hvordan-lager-jeg-en
.
Styringsdokumenter i NOPA
En organisasjon sine styringsdokumenter skal sørge for at organisasjonen holder stø kurs mot målene som organisasjonen har satt seg. Alle medlemmer og tillitsvalgte må forholde seg til og etterfølge disse, og det kan få konsekvenser om man bryter med disse.
I NOPAs vedtekter står det at «Foreningens medlemmer plikter å vise lojalitet overfor de retningslinjer av organisasjonsmessig art som fastsettes av generalforsamlingen og styret.» Som tillitsvalgt skal du bidra til å sørge for at organisasjonens arbeid styres etter gjeldende retningslinjer, det er derfor viktig at du kjenner til de mest sentrale styringsdokumentene, la oss derfor ta en titt på noen av disse.
Kapittel oversikt
Klikk på linkene for å hoppe direkte til kapittelet du vil lese.
Vedtekt
«Vedtekt (eller statutt, forskrift) er en form for avtale som inneholder grunnleggende regler for hvordan en organisasjon skal drives, en slags konstitusjon/grunnlov.»
- Store norske leksikon
Hva er vedtekter?
Vedtektene er foreningens «grunnlov». Det er vedtektene som angir grunnleggende regler for hva foreningen skal jobbe for, hvordan foreningen skal organiseres, hvilke regler som gjelder, hvordan beslutninger skal fattes når man er uenige og hvilke konsekvenser brudd på foreningens regler kan få. Ofte er vedtektene satt opp med ulike paragrafer § som gir en enda større assosiasjoner til at vedtektene er lover.
Vedtektene er svært viktige for driften av foreningen og kan derfor kun endres i foreningens øverste bestemmende organ som er generalforsamlingen. For å sikre at en større andel av medlemmene er enige i at det skal gjøres endringer i vedtektene, så kreves det som regel 2/3 dels flertall altså at 66 % av medlemmene må stemme for å endre vedtektene for at vedtaket skal være gyldig.
Hva er formålsparagraf?
Et formål beskriver hensikten og meningen med noe og det er vanlig at vedtektene oppgir foreningens formål. Siden vedtektene ofte formuleres som paragrafer § så omtales den paragrafen i vedtektene som omtaler formålet som formålsparagrafen.
NOPAs vedtekter
I NOPA sine vedtekter er formålet til foreningen beskrevet i § 1 i vedtektene: «Foreningen skal fremme norsk skapende tonekunst, musikkverk og tekst i musikkverk, styrke faglige fellesskap, skape møteplasser og arbeide for medlemmenes kunstneriske og økonomiske interesser gjennom et livsløp.»
NOPAs vedtekter omtaler navn, formål, medlemskap, generalforsamling, valg, foreningens administrasjon, revisjon, vedtektsendringer og oppløsning. Som tillitsvalgt er det viktig å ha kjennskap til vedtektene.
Les NOPA sine vedtekter på NOPAs nettsider her: www.nopa.no/vedtekter/
.
Hva er medlemskriterier?
En organisasjon kan igjennom sine medlemskriterier stille krav til de som vil bli medlemmer. Det gis altså en anledning til å utestenge en rekke mennesker fra medlemskap i organisasjonen, noe som kanskje ikke høres spesielt hyggelig ut, men når en organisasjon jobber for å fremme interessene til en spesiell gruppe så er det mest hensiktsmessig for organisasjonen at medlemmene består av mennesker fra denne gruppen. Hvis ikke kunne organisasjonen risikert å få en rekke medlemmer som ikke kjente på de samme utfordringene og som igjennom medlemsdemokratiet kunne bestemme at organisasjonen skulle jobbe mot et annet formål.
For å unngå dette kan en organisasjon sette opp kriterier som må oppfylles før en person kan bli medlem av organisasjonen. Da sikrer foreningen at den består av mennesker som best kan bidra til organisasjonen formål. Disse kriteriene er for de fleste organisasjoner så viktige at de er en del av organisasjonens lovverk nemlig vedtektene.
Medlemskriterier i NOPA
§ 2 i NOPA sine vedtekter lister opp kriteriene som de som ønsker å bli medlemmer av NOPA må oppfylle. Her står det også beskrevet hvordan det skal søkes om medlemskap og søknadsbehandlingen internt i NOPA. Vedtektene beskriver videre medlemmenes plikter, hvordan utmelding og opphør av medlemskap skal foregå og angir også regler for suspensjon og eksklusjon.
Låtskrivere, komponister og tekstforfattere som ikke ennå oppfyller inntektskriteriet for medlemskap, kan velge å bli NOPA-tilknytta og motta informasjon, bli invitert til aktiviteter og delta i utvalgte prosjekter, men de er ikke fullverdige medlemmer og kan ikke bli tillitsvalgte.
Les NOPAs medlemskriterier i § 2 i vedtektene på NOPAs nettside: www.nopa.no/vedtekter/
Ønsker du å være NOPA-tilknytta?: www.nopa.no/nopa-tilknyttet/
Hva er politisk program?
En organisasjon sitt politiske program ligner veldig på de politiske partiene sine partiprogrammer hvor de opplyser velgerne om hva partiet står for og hvilken politikk de vil gjennomføre dersom de blir gitt tillit til å styre landet. Et partiprogram eller politisk program fungerer samtidig som en styring av partiets representanter eller organisasjonens tillitsvalgte, som igjennom sitt tillitsverv forplikter seg å drive sin virksomhet i tråd med dette programmet.
Det er vanlig at de politiske programmene angir hvilken politikk som skal fremmes i kommende periode, ofte over en fire års periode. Slike politiske programmer blir vedtatt i organisasjonens øverste bestemmende myndighet.
NOPAs politiske program
Det politiske program synliggjør NOPA sine hjertesaker og kan leses uten å kjenne saksområde godt. NOPAs politiske program gjelder for en periode på fire år og blir vedtatt i 2021. For deg som tillitsvalgt er det lurt å sette seg inn i det politiske programmet slik at du kjenner til de viktigste politiske sakene på agendaen for organisasjonen. Du vet aldri hvem du møter i heisen.
Du kan lese NOPA sitt politiske program på NOPAs nettside her: www.nopa.no/politiske-saker/
Hva er etiske retningslinjer?
Vi er alle forpliktet til å følge landets lover og forskrifter, men det kan oppstå situasjoner hvor lover og forskrifter ikke gir tilstrekkelig grunnlag for beslutning eller handlinger. Retningslinjer angir hva som bør gjøres i ulike situasjoner og en organisasjons etiske retningslinjer angir hva som er ønsket atferd og skal hjelpe medlemmene når de står i et etisk dilemma. Målet med de etiske retningslinjene er å tydeliggjøre hva som er ønsket atferd, unngå og forebygge uønskede hendelser og bygge opp en god og tydelig organisasjonskultur.
NOPAs etiske retningslinjer
Alle medlemmer i NOPA er forpliktet til å følge foreningen sine retningslinjer i gjennom vedtektene, som også kalles organisasjonens grunnlov. De etiske retningslinjene skal bidra til å gjøre medlemmer, tillitsvalgte og medarbeidere trygge på NOPA sine arenaer.
Les NOPAs etiske retningslinjer på NOPAs nettside her:
www.nopa.no/nopas-etiske-retningslinjer/
Hva er habilitetsregler?
Habil
«Habil betyr dugelig, dyktig (..), kvalifisert eller kompetent. Eksempel: Hun er en habil pianist.» - Store norske leksikon
Når du er habil så er du kvalifisert eller kompetent til å behandle og avgjøre en sak på en upartisk måte. Når du er inhabil så har du derimot selv en tilknytning til saken eller personer som berøres av utfallet i saken som gjør at det er en fare for at du kan opptre upartisk i saksbehandlingen.
For å sikre tillit til at avgjørelsene som tas i foreningen er tatt av personer som opptrer upartiske i saken, så har de fleste organisasjoner habilitetsregler som angir i hvilke tilfeller en person er å anse som inhabil. Noen har også habilitetsregler nedfelt i organisasjonens vedtekter. Habilitetsreglene klargjør også ofte gråsoner mellom habil og inhabil for å sikre at inhabilitet ikke tolkes for vidt og skaper en situasjon hvor en stor del av de tillitsvalgte alltid defineres som inhabile, da dette kan lamme driften av foreningen. Habilitetsreglene har også en viktig funksjon med å beskytte tillitsvalgte fra å bli satt i vanskelige situasjoner hvor personer utenifra presser på for å oppnå et bestemt utfall i en sak.
Det er i stor grad du som tillitsvalgte som selv vurderer din egen habilitet. Dersom du regner deg som inhabil i en sak så må du fratre i saksbehandlingen og erstattes en annen habil tillitsvalgt.
NOPAs habilitetsregler for tillitsvalgte
NOPA har både en paragraf i vedtektene om habilitet i tillegg til egne habilitetsregler. Vedtektene påpeker at du er inhabil dersom du:
selv er part i saken;
er styremedlem i, eier av eller har ledende stilling i virksomhet som er part i saken;
av andre årsaker har en særskilt økonomisk interesse i utfallet av saken.
I NOPA er det det aktuelle organet og den tillitsvalgte som gjør vurderinger av habilitet. Dersom du er usikker på din habilitet i en sak kan NOPAs administrasjon bistå deg i vurderingen.
Les NOPA sine habilitetsregler for tillitsvalgte på NOPAs nettside her: www.nopa.no/dokument/habilitetsregler-for-tillitsvalgte/
Hva er et mandat?
Mandat er et begrep vi hører ofte når vi arbeider som tillitsvalgte i organisasjoner. Et mandat er et oppdrag, myndighet eller fullmakt til å uttale seg om, utarbeide et forslag eller ta beslutning i en sak eller i et gitt spørsmål. Mandatet formuleres vanligvis i generalforsamlingen eller av styret og gis videre til et utvalg eller komite i organisasjonen. Formålet med et mandat er å klargjøre hva som skal gjøres slik at arbeidet kan fokuseres og utføres på en effektiv måte. På denne måten kan generalforsamlingen og styret «bestille» et stykke arbeid fra en annen del av organisasjonen.
Mandater i NOPA
Les mer om mandatet til de ulike organene og tillitsvalgte i NOPA på NOPAs nettside her: www.nopa.no/oversikt-nopas-komiteer-utvalg/
Hva er stillingsinstruks / stillingsbeskrivelse?
Stillingsbeskrivelse
«Stillingsbeskrivelse er et skriftlig dokument som beskriver hvilket ansvar og plikter en stilling har samt hvilke kvalifikasjoner og rapportering som gjelder for stillingen.» - Estudie.no
Mens du som tillitsvalgte må forholde deg til organisasjonen interne styringsdokumenter, så må de ansatte først og fremst rette seg etter egen arbeidsavtale og stillingsbeskrivelse. I et arbeidsforhold er det arbeidsgiver som har styringsrett, altså en mulighet til å organisere, lede, fordele og kontrollere arbeidet, mens de ansatte har en medbestemmelsesrett.
For å sikre at alle nødvendige ansvarsområder og arbeidsoppgaver er fordelt på en hensiktsmessig måte så er det vanlig at de ansatte, i tillegg til sin arbeidsavtale, har en stillingsinstruks eller en stillingsbeskrivelse som beskriver ansvarsområder, arbeidsoppgaver og rapportering.
Stillingsinstruks og stillingsbeskrivelser i NOPA
I NOPA sine vedtekter har styret blitt gitt ansvaret for å både gjøre ansettelser og vedta stillingsbeskrivelser for disse.
Hva er varslingsrutiner?
Varsling skjer når noen sier i fra om et eller flere kritikkverdige forhold i organisasjonen. De som melder i fra kalles gjerne varslere og et varsel er selve meldingen om det kritikkverdige forholdet.
Kritikkverdige forhold kan være brudd på lover, forskrifter eller interne retningslinjer, trakassering, diskriminering og mobbing. For å sørge for at varsel om kritikkverdige forhold blir håndtert på en raskt og god måte, bør foreninger ha rutiner for hvordan slike varsel skal håndteres.
Det er viktig å påpeke at varsel i foreninger er skiller seg fra varsel på arbeidsplasser.
I arbeidsforhold er det et skjevt maktforhold mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, hvor arbeidsgiver med sin styringsrett har mulighet til å gjengjelde et varsel fra arbeidstaker ved å for eksempel gå til oppsigelse, omplassere, gi andre arbeidsoppgaver eller på andre måter gjøre livet surt for arbeidstakeren som har varslet. Derfor har ansatte i arbeidslivet en lovfestet rett til å varsle og er vernet i mot gjengjeldelse fra arbeidsgiver.
I en forening som styres av likeverdige medlemmer hvor de tillitsvalgte blir valgt så er ikke det interne maktforholdet like skjevt. Derfor gjelder ikke varslingsreglene i arbeidsmiljøloven for medlemsbasert organisasjonsarbeid. Foreninger bør derfor lage egne rutiner for å håndtere varsler fra medlemmer og tillitsvalgte. Dersom de ansatte i NOPA varsler om kritikkverdige forhold på sin arbeidsplass vil imidlertid varslingsreglene i arbeidsmiljøloven gjelde.
Varslingsrutiner i NOPA
I NOPA kan du varsle ved å gi direkte beskjed til ansvarlig for arrangementet eller møtet. Dersom det ikke er mulig eller ønskelig kan administrativ leder varsles og dersom dette heller ikke er mulig eller ønskelig kan du varsle varslingskomteen.
Det er også mulig å varsle med enten med fullt navn eller anonymt igjennom NOPA sin varslingsportal. Varslingskomiteen vil da bli orientert og vil iverksetter tiltak. Dersom varselet gjelder en av medlemmene i varslingskomiteen, vil de fratre under behandling og erstattes med den styret utpeker.
Les mer om NOPAs varslingsrutiner på NOPAs nettside her:
www.nopa.no/nopa-har-fatt-varslingsportal/
.
Rapporter og beretninger i NOPA
Rapport
«Rapport er en melding eller en innberetning om en hendelse, et utført oppdrag eller lignende.» - Store Norske Leksikon
Beretning
«Beretning kommer av det gamle uttrykket å berette, altså å fortelle noe.»
- Arkivverket
Mens styringsdokumentene angir hvordan vi i organisasjonen ideelt skal arbeide både i nåtid og fremtid, er en rapport eller en beretning informasjon om et arbeid som allerede har blitt utført.
Slike rapporter og beretninger kan overbevise oss om at arbeidet er blitt gjort i henhold til regler og retningslinjer, og bidra til å skape tillit til arbeidet og de tillitsvalgte som har utført dette. Men en beretning og rapport kan også avdekke brudd på lover, forskrifter, retningslinjer eller andre kritikkverdige forhold i organisasjonen, og svekke medlemmers tillit. Det er derfor vanlig at rapporter og beretninger som avdekker kritikkverdige forhold også foreslår konsekvenser, endringer og forbedringspunkter som kan bidra til at en lignende situasjon unngås i fremtiden. Dersom foreningen gjør endringer kan dette bidra til å gjenopprette og gjenvinne medlemmenes tillit.
Beretninger og rapporter spiller en viktig rolle som kontrollfunksjon i organisasjonsarbeidet og ettergår hvorvidt arbeidet foregår i tråd med lover, forskrifter og øvrige styringsdokumenter, og at det får konsekvenser dersom disse blir brutt.
Kapittel oversikt
Klikk på linkene for å hoppe direkte til kapittelet du vil lese.
Hva er en årsrapport?
En organisasjon sin årsrapport er en årlig rapport som beskriver organisasjonens utvikling og økonomi over et bestemt år. Årsrapporten består som oftest av en årsberetning hvor styret oppsummerer hva organisasjonen har jobbet med det siste året og et årsregnskap eller årsoppgjør som gir en oversikt over organisasjonens økonomiske utvikling og situasjon.
Årsrapporten utarbeides av styret i organisasjonen og skal godkjennes på organisasjonens generalforsamling. Denne årsrapporten gir medlemmene anledning til å kontrollere at styret har ledet organisasjonen i henhold til gjeldende lover, forskrifter, regler og styringsdokumenter i året som har gått, og en mulighet til å uttale seg om arbeidet som er blitt utført.
Årsrapporten er også viktig for å bygge tillit til organisasjonens arbeid blant eksterne interessenter, slik som samarbeidspartnere, det offentlige, leverandører og andre. Det er derfor vanlig at organisasjoner har sine årsrapporter åpent tilgjengelig for alle på sine nettsider.
Årsrapporter i NOPA
I NOPA sine vedtekter pålegges styret ansvaret med å utarbeide og legge frem styrets beretning og regnskap for den årlige generalforsamlingen. NOPA sine årsrapporter inneholder en årsberetning som oppsummerer arbeidet i de ulike delene i foreningen, og et årsoppgjør hvor årets økonomiske resultat, samt revisors beretning og desisors beretning, som du kan lese mer om nedenfor. Medlemmene bestemmer om de to delene av årsrapporten skal godkjennes på den årlige generalforsamlingen.
Hva er revisors beretning?
En revisjon er en metodisk og systematisk gjennomgang for å sikre at nødvendige krav er oppfylt. Når en revisor gjennomgår regnskapene til en organisasjon så kontrollerer de at regnskapet følger Norske lover og forskrifter. Når de har gjennomført denne kontrollen skriver revisoren en uttalelse, kalt revisors beretning, hvor de redegjør for hvordan de har gjennomført revisjonen og hva denne har avdekket.
Revisors beretning i NOPA
I NOPA er det vedtektsfestet at revisors beretning skal fremlegges sammen med årsregnskapet på den årlige generalforsamlingen.
Hva er en desisorberetning/rapport?
En desisor er en person som har fullmakt til å gi en desisjon. En desisjon er en uttalelse som gjøres av desisorene om hvorvidt regnskapet som er revidert av revisor og revisors beretning skal godkjennes eller ikke. Desisorene sin oppgave er å kontrollere at driften av har vært i henhold til lover, vedtekter, retningslinjer og generalforsamlingsvedtak. Desisorenes desisjon behandles som en egen sak i øverste bestemmende organ i organisasjonen.
Desisorberetninger/rapporter i NOPA
I NOPA gjennomgår desisorene, i tillegg til regnskapet og revisors beretning, også protokollene fra styremøtene for å påse at foreningens vedtekter, retningslinjer, habilitetsregler og vedtak er blitt etterfulgt. De skal også påse at NOPA sine habilitetsregler er fulgt. Desisorene skriver deretter en desisorrapport eller beretning hvor de redegjør for sitt arbeid og sine funn. I NOPA er desisors beretning en del av årsoppgjøret i årsrapporten som skal godkjennes på generalforsamlingen.
Les om NOPAs dessorer på NOPAs nettsider:
www.nopa.no/oversikt-nopas-komiteer-utvalg/#DESISORER
Du kan lese NOPAs årsrapporter på NOPAs nettside her:
www.nopa.no/arsrapport/
Hva er en åpenhetsrapport?
Åpenhetsrapporter betyr litt ulike ting i ulike bransjer. For revisorer er det lovpålagt å avlegge en årlig åpenhetsrapport hvor de må forsikre myndighetene om at de forholder seg til lover og forskrifter, og opptrer ansvarlig og uavhengige. Åpenhetsloven som trådde i kraft 1. juli 2022 pålegger også noen virksomheter å publisere en årlig åpenhetsrapport hvor virksomhetene må redegjøre for hvordan de forholder seg til menneskerettigheter og arbeidsforhold, og hvordan de håndterer negative konsekvenser av sin virksomhet.
For andre organisasjoner har en åpenhetsrapport til hensikt å skape tillit blant medlemmer og øvrige interessenter ved å være åpen og transparent om hvordan organisasjonen håndterer ulike deler av sin virksomhet.
Åpenhetsrapporter i NOPA
NOPA er en av medlemsorganisasjonene i Kopinor som samler inn vederlag for kopiering av åndsverk og fordeler disse midlene. I NOPA sin åpenhetsrapport legges det frem for både medlemmer og allmenheten hvordan de kollektive midlene er forvaltet av Kopinor. Disse åpnehetsrapportene er også en del av NOPA sin årsrapport.
Les mer om NOPA sine åpenhetsrapporter på NOPAs nettsider og også her: www.nopa.no/apenhetsrapport/
.
Konsekvenser at brudd på lover og styringsdokumenter
Dersom organisasjonens medlemmer eller ansatte gjør seg skyldig i alvorlige brudd på landets lover og forskrifter, kan forholdet anmeldes til politiet og håndterers og straffes av myndighetene. Men dersom medlemmer og tillitsvalgte bryter med organisasjonens interne lover, retningslinjer og styringsdokumenter, så er det organisasjonen som må håndtere disse sakene og gi sin straff. Dette høres kanskje dramatisk ut, men dersom det ikke fikk noen konsekvens å bryte de interne lovene ville det vært vanskeligere å få medlemmer og tillitsvalgte til å respektere og etterfølge dem. Derfor har de fleste organisasjoner prosedyrer, altså en fremgangsmåte, for å håndtere brudd på interne regler og retningslinjer og hvilke konsekvenser det kan få.
Ved å sette opp prosedyrer for hvordan slike saker skal håndteres og hvilken reaksjon som skal gis sikres det en likebehandling av medlemmene i foreningen. Dersom alle i organisasjonen er enige om hvilken reaksjon som skal gis ved ulike typer brudd så sikres det også at det er bred enighet om konsekvensene av brudd på de interne regler og retningslinjer.
Kapittel oversikt
Klikk på linkene for å hoppe direkte til kapittelet du vil lese.
Konsekvenser ved brudd på NOPAs retningslinjer
I § 3 i NOPA sine vedtekter forplikter alle medlemmer seg til å følge foreningens retningslinjer. Konsekvenser av brudd på retningslinjene i NOPA kan være opphør av medlemskap, suspensjon eller livslang eksklusjon. Det er styret som skal vedta alle saker som handler om suspensjon eller eksklusjon og den det gjelder gis mulighet til å påklage styrets avgjørelse til generalforsamlingen.